Introducción a los objetos personalizados de HubSpot

En la conferencia INBOUND 2020, HubSpot anunció el lanzamiento de una función de Objetos Personalizados. ¿Por qué? Tu negocio tiene particularidades y complejidades, como ningún otro. Las opciones de datos personalizables están ahora disponibles para aquellos que han superado el manejo de datos básicos anteriormente disponibles. Como dice HubSpot: “Estamos dando a las empresas la oportunidad de construir un esquema de datos que funciona exactamente como lo necesitan.”

En este artículo, exploraremos qué son los objetos personalizados y cómo empezar a usarlos. Pero antes de llegar a eso, exploremos primero qué son los objetos estándar.

¿Qué son los objetos estándar en el HubSpot?

Hay varios registros de objetos estándar que conforman la estructura de datos dentro de HubSpot: contactos, empresas, ofertas, tickets y productos.

Para cada persona que se comunica con tu organización, se crea un registro de contactos. Aunque estén separados de los registros de la empresa, los contactos pueden estar asociados a una empresa. Las organizaciones y empresas que se comunican con tu empresa se clasifican como empresas.

Las interacciones entre tus contactos o empresas y tus equipos de ventas o de atención al cliente se almacenan como ofertas o tickets. Las ofertas consisten en oportunidades y tickets que incluyen solicitudes de asistencia y peticiones de clientes. Los productos son información sobre tus ofertas.

Para cada objeto estándar, HubSpot tiene una lista de propiedades predeterminadas como nombre, correo electrónico, teléfono, fax, industria, puesto de trabajo, etc. Las propiedades son elementos de tu objeto sobre los que deseas almacenar datos. Estas propiedades predeterminadas se crean automáticamente cuando creas tu cuenta y están disponibles sin necesidad de ninguna configuración. Si utilizas HubSpot Company Insights o HubSpot AI, estas propiedades predeterminadas se rellenarán.

Aunque estas propiedades predeterminadas son bastante inclusivas, no se ajustan a todos los escenarios. Si necesitas almacenar datos que no encajan dentro de una propiedad predeterminada, puedes crear propiedades personalizadas que se ajusten a tus necesidades. La creación de estas propiedades personalizadas es muy sencilla: sólo tienes que añadir una etiqueta y elegir el tipo de propiedad (texto, número, fecha, etc.). Estas propiedades personalizadas te ayudan a registrar información que es única para tu negocio, como el número de impresoras que tiene una empresa específica (esto sería una propiedad de la empresa) o si un cliente potencial estaría interesado en unirse a tu programa Beta.

Dentro de tu CRM, conectar a tus clientes potenciales con tus empresas, o empresas con negocios o incluso negocios con tickets es una gran manera de mantener tus datos organizados. Esto te permite hacer un seguimiento de qué contactos han planteado qué ticket, qué negocios consisten en qué productos, qué contactos trabajan en qué empresas y cualquier otra asociación que necesites rastrear. Estas asociaciones son esenciales, ya que, sin ellas, pronto tendrás datos desarticulados y desconectados en tu cuenta de HubSpot.

Ahora que entendemos los objetos estándar, sus propiedades y las asociaciones entre ellos, exploremos los objetos personalizados de HubSpot.

objetos personalizados hubspot

¿Qué son los objetos personalizados de HubSpot?

Los objetos personalizados son precisamente lo que su nombre sugiere. Permiten ampliar la funcionalidad de HubSpot, dándole la flexibilidad de definir los objetos según lo requieran los datos de tu negocio, más allá del alcance de los objetos estándar.

Esto significa que puedes personalizar tu CRM y tu sitio web para que encajen en tu esquema de datos, y no al revés.

Los objetos personalizados de HubSpot se ven y actúan exactamente como los objetos estándar, y pueden utilizarse en la elaboración de informes, campañas de marketing y ser accedidos por todos los usuarios. Incluso pueden asociarse con otros objetos estándar o personalizados, al igual que tus objetos estándar.

hubspot objetos personalizados

¿Cuándo se utilizan los objetos personalizados frente a los objetos estándar?

El mayor desencadenante para saber que necesitas un objeto personalizado debería ser la identificación de si la relación entre la información es de uno a uno o de uno a muchos.

Por ejemplo, si estás tratando de determinar si debes utilizar un objeto estándar o personalizado para almacenar información en el cliente de correo electrónico que utiliza una empresa, deberías analizar si se trata de un valor o de varios valores. ¿Utilizan las empresas uno o varios clientes de correo electrónico para sus negocios? En la mayoría de los casos, éste es sólo uno, y podrías crear fácilmente una propiedad personalizada para almacenar el nombre del cliente de correo electrónico que utilizan.

Pero si quisieras llevar un registro de los certificados que uno de tus estudiantes ha completado, ¿sería eso también uno-a-uno? No, porque un estudiante podría haber completado varios certificados que necesitas rastrear. En este caso, también podrías crear propiedades personalizadas para hacer un seguimiento de los certificados, pero ¿Cuántos crearías? Certificado 1, certificado 2, certificado 3 y así sucesivamente.

En cambio, sería más fácil crear certificados como un objeto personalizado, con la posibilidad de asociar contactos a varios certificados.

Pero aunque puedes personalizar los objetos personalizados según tus necesidades específicas, no te esfuerces en crearlos a menos que sepas que son necesarios. Los objetos estándar de HubSpot llevan varias funciones clave o habilitadas para la IA que deben ser reconocidas y utilizadas para dar más poder a tus datos. Si creas un objeto personalizado en un escenario en el que un objeto estándar sería aplicable, sólo perderás estas características.

¿Cuáles son las características incluidas en un objeto estándar?

HubSpot aprovecha el objeto estándar de Contactos para enviar correos electrónicos de marketing a las listas generadas a través del sistema. Esos contactos suelen estar asociados a una empresa, y esa empresa tiene datos públicos. El uso del objeto estándar para una empresa frente a la creación de un objeto personalizado, permite que los datos publicados para la empresa sean poblados automáticamente por HubSpot Company Insights. Todas las interacciones entre los contactos y las empresas están destinadas a llevarle a un objetivo de ventas y el uso del objeto estándar Negocios asegura que los informes y previsiones de ingresos pueden ser generados a partir de la información obtenida. Dentro del objeto estándar Tickets, tienes el poder de crear automáticamente solicitudes de soporte con correos electrónicos entrantes o llamadas de clientes. Y con el objeto estándar Productos, puedes añadir partidas a ofertas y presupuestos.

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¿Qué es un ejemplo de un objeto personalizado?

Algunos ejemplos de escenarios que necesitarían un objeto personalizado:

La relación entre el estudiante de tu escuela y sus padres: Un niño puede tener más de un padre, o incluso más de un conjunto de padres, tutores o abuelos. Por otro lado, un padre puede tener más de un hijo. Estas asociaciones entre los niños y los padres son esenciales para el éxito de la escuela, pero con los objetos estándar, no se pueden asociar los contactos con otros contactos. La ruta recomendada aquí sería almacenar a los padres como un objeto de contactos y crear un objeto personalizado para los estudiantes. Entonces se pueden crear asociaciones entre los dos objetos y le permitirá rastrear las relaciones entre varias figuras paternas y varios estudiantes.

La relación entre las mascotas y los dueños para un Veterinario.: Al igual que un niño, un dueño puede tener varias mascotas, y mantener esos datos correctamente en el sistema de un veterinario puede ayudar a evitar muchos percances. El dueño de la mascota sería el objeto de Contacto y la creación de un objeto personalizado llamado Mascotas, permitiría asociar la información sobre el dueño a todas las mascotas. El dueño de una mascota podría actualizar su información, como una nueva dirección, en un único perfil que puede asociarse con todas las mascotas.

Sabemos que hay muchas más oportunidades de utilizar objetos personalizados, y estos sólo rozan la superficie de la posibilidad. Haznos saber cómo planeas utilizar los objetos personalizados en tu HubSpot.

¿Cómo utilizarías los objetos personalizados en el CMS Hub?

Los objetos CRM pueden ser mostrados en páginas web, blogs o páginas de destino alojadas en HubSpot, permitiendo que los datos sean compartidos entre tus operaciones comerciales, sitio web y correos electrónicos.

Las etiquetas de HubL te permiten extraer datos de objetos CRM en tus páginas alojadas en HubSpot, para ayudarte a proporcionar la experiencia de cliente más personalizada posible. Utilizando HubL, puedes crear páginas personalizadas para tu público que se alimentan de los datos de tu CRM HubSpot. Puedes crear páginas de perfil personalizado que muestren a un contacto tus productos adquiridos más recientemente, cuándo son las fechas de renovación, qué información de contacto tienes archivada para ellos, quién es tu representante de cuenta y mucho más. Esta función ha estado disponible para los objetos estándar durante bastante tiempo, pero ahora también incluye objetos personalizados. Y mientras que los objetos estándar (excepto los Productos) sólo están disponibles en las páginas que están protegidas por contraseña o que requieren el ingreso a la membresía del CMS, los objetos y Productos personalizados están disponibles para ser mostrados en cualquier página pública.

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¿Cómo se crea un objeto personalizado?

Por último, veamos cómo crear objetos personalizados.

Planearlo. Antes de empezar a crear nuevos objetos personalizados, tómate un tiempo para planificar tus necesidades. Comprueba los objetos estándar, si funcionan, úsalos. Pero, por supuesto, si no se ajustan a tus necesidades, identifica el propósito, la estructura, las propiedades personalizadas requeridas y las asociaciones necesarias para tu nuevo objeto personalizado. Es importante tener en cuenta que los objetos personalizados están disponibles en las cuentas de Enterprise de cualquier Hub, así que asegúrate de tener una suscripción a Enterprise.

Hazlo. Después de planear, ¡lo hacemos! Si no es el desarrollador de tu equipo, ahora es el momento de ponerte en contacto con uno, ya que tendrás que definir tus objetos personalizados a través de las API.

Una vez creado el objeto, puedes empezar a añadir tus datos y a crear registros para ese objeto. A medida que agregues tus datos, asegúrate de agregar datos limpios y no olvides asociarlos con otros objetos.

Una vez que los datos se han importado a HubSpot, debe asegurarte de que el objeto personalizado se ha configurado y definido correctamente y de que las asociaciones realizadas son exactas. Ejecuta un informe o practica el flujo de trabajo. Si las asociaciones e interacciones entre todos los objetos personalizados y estándar funcionan sin problemas, considera que tu prueba ha sido un éxito.

Ejecútala. No olvides que los datos necesitan mantenimiento, como todo en la vida. Tómate el tiempo necesario para eliminar las redundancias o los datos no utilizados y comprueba que tus propiedades y asociaciones aún se ajustan a tus necesidades.

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