Hoja de ruta para crear un proyecto de webinar desde cero

Los webinars son una de las mejores formas de generar clientes potenciales de calidad, según el 73 por ciento de los líderes de marketing y ventas encuestados por InsideSales.com.

Aunque los informes técnicos, las guías y los e-books son un elemento básico de los esfuerzos de inbound marketing, el uso de un medio diferente atraerá a un público diferente. Esta forma de difusión altamente atractiva capta la atención promedio durante 61 minutos.

Desde paneles de liderazgo de pensamiento que impulsan la conciencia hasta demostraciones en vivo que inspiran durante la fase de decisión, los webinars funcionan en varios puntos a lo largo del Viaje del Comprador. El registro ofrece la oportunidad perfecta para capturar datos de los clientes potenciales que tu equipo de ventas puede utilizar para ofrecer contenido relevante y personalizado durante las semanas y años venideros.

Aquí encontrarás consejos rápidos y prácticos sobre cómo crear un programa de webinar exitoso desde cero, incluyendo:

  • Empezar y determinar el objetivo de cada webinar
  • Determinar de qué deberían tratar tus webinars
  • Encontrar los ponentes y los miembros del personal adecuados
  • Elegir el formato, la hora y el día del webinar y el software
  • Promover tus eventos
  • Definición de líneas de tiempo generales

Para comenzar…

El primer webinar es siempre el más difícil. Va a requerir la mayor inversión, más tiempo y más personal para su puesta en marcha. El segundo será más fácil. Una vez que te metas en la onda, puedes hacer webinars eficientemente con un proceso que funcione para tu empresa.

Para tu primer webinar, quieres empezar a planear con no menos de seis u ocho semanas de antelación para darte el tiempo suficiente para prepararte. Este es un resumen rápido de las cosas que debes considerar al momento de comenzar.

Determinar el objetivo de tu webinar

Tu objetivo determinará qué tipo de webinar quieres crear, si es para:

  • Atraer nuevos prospectos a tu empresa (educativo)
  • Mostrar al público el valor de tu producto o servicio ( caso de estudio)
  • Empujar a los clientes potenciales a través del embudo de ventas hacia las oportunidades (demostración del producto)
  • Aumentar la retención de clientes (capacitación)

Siempre recomendamos hacer que tus objetivos sean SMART, lo que significa que tienes un número específico de objetivos, una línea de tiempo específica y una forma específica de medir tu éxito. ¿Cuántos nuevos clientes potenciales quieres? ¿Cuántas conversiones? ¿Qué hay de las oportunidades?

Decidiendo el contenido del webinar

Reúne a tu equipo de marketing, a tu equipo de productos y a tu equipo de ventas para intercambiar ideas y discutir lo que está en boga. Si necesitas ayuda para empezar con las ideas, pregunta a tus clientes, comprueba qué es lo que está de moda en las redes sociales, y mira lo que están haciendo tus competidores.

Escribir una hora de contenido oral desde cero puede llevar mucho tiempo. Dos individuos extremadamente capaces, absortos en la industria, podrían pasar de 20 a 40 horas cada uno trabajando en ello.

Para ahorrarte tiempo y esfuerzo, podrías considerar traducir uno de tus ebooks, informes técnicos o blogs más populares en un webinar. Elige un contenido que ya tenga éxito y úsalo como trampolín para sumergirte de lleno y ofrecer un contenido relevante y de próximo nivel.

Encontrar a los ponentes de los seminarios web

Tienes un par de opciones para elegir al ponente.

Un ponente externo es alguien de fuera de tu empresa.

  • Pros: Recibes profesionalismo, menos trabajo de preparación, una audiencia incorporada y más credibilidad.
  • Contras: Se puede requerir un honorario, porque son externos. También hay menos conexión conceptual directa con tu compañía.

Un ponente interno es alguien de dentro de tu empresa.

  • Pros: El orador se compromete a resultados favorables y el liderazgo de pensamiento de tu empresa se refuerza.
  • Contras: Necesitará tiempo y recursos internos para crear el contenido. También hay un riesgo de obtener menos inscripciones porque la gente puede pensar que el webinar es un lanzamiento de producto.

En resumen: Hemos visto un gran éxito al albergar un panel de ponentes internos y externos. Requiere más coordinación para reunir a todos, pero puede atraer a una gran audiencia de espectadores.

Personal de los webinars

Otros miembros del personal que necesitarás además del ponente son:

  • Un anunciante que pueda promocionar el evento, manejar la logística y asegurar una operación fluida.
  • Un diseñador gráfico que pueda diseñar (o al menos pulir) las diapositivas
  • Un moderador que ayuda con la introducción y facilita las preguntas y respuestas al final del webinar
  • Una persona de ayuda en el chat que puede responder a las preguntas de los miembros de la audiencia sobre el sonido que no funciona, cómo conseguir las diapositivas, etc.
  • Un miembro de la audiencia (un empleado de tu empresa) que está conectado y asistiendo desde la perspectiva de la audiencia
  • Opcional: Una persona que graba la presentación para que los asistentes puedan acceder a la grabación más tarde. La mayoría de las plataformas de software tienen esto como una característica incorporada, pero es una buena idea tener una copia de seguridad en caso de que algo salga mal (Vidyard es una buena opción).

Una cosa a tener en cuenta: Puedes combinar algunos de estos papeles. Obviamente, puedes ser el moderador y responder al chat de ayuda. Pero algunos de estos roles no deberías combinarlos, como ser el grabador y responder a las preguntas del chat.

Elección del formato del webinar

¿Debería tu webinar ser en directo o a petición? Si estás empezando, hacer una grabación bajo demanda que cualquiera puede descargar de tu sitio web es una forma de bajo riesgo para probar las aguas. Por lo general, recomendamos realizar un webinar en vivo para que haya una fecha límite para realizarlo y obtener esa emocionante interacción con la audiencia. Y si es en vivo, siempre puedes grabar el seminario web y ponerlo a disposición para su descarga en tu sitio para obtener lo mejor de ambos mundos.

Calendario de los webinars

El mejor día para organizar un webinar, según las estadísticas, es el miércoles o el jueves. El martes no está muy lejos. El lunes todo el mundo vuelve a la rutina de la oficina, y el viernes, estamos completamente agotados. Los datos nos muestran que el mejor horario general es a las 11 am / 2 pm

Eligiendo el software para alojar el webinar

Hay más de 100 opciones de software diferentes. Todo lo que tienes que hacer es buscar en Google “opciones de software de webinar y comparación” para obtener todo tipo de reseñas. Aquí en MocanWeb, usamos Zoom (es muy fiable y fácil de usar). Otras plataformas de software para webinar que se integran con HubSpot son GoToMeeting y Google Meet.

Promoción de webinars

Una vez que estás listo para ir, hay un montón de formas diferentes de aumentar el número de audiencia:

  • El correo electrónico: Quieres enviar invitaciones por correo electrónico a tu base de datos tanto en formato HTML como en texto plano. Observa qué formato solicita una mejor tasa de respuesta para tu audiencia.
  • Redes sociales: La promoción en las redes sociales es un hecho. Como siempre, usa los canales que tu audiencia utiliza. LinkedIn puede ser un buen lugar para promocionar si tu gente pasa tiempo allí. Si tienes poco presupuesto, puedes hacer publicidad en Facebook para aumentar los números sin gastar mucho.
  • Sitio web: Usa tu sitio web para la promoción, ya eres el dueño de esta propiedad y es fácil añadir una página de destino, CTA, o un anuncio de banner. Aprovecha el tráfico que has trabajado duro para conseguir!
  • Blog: Usa tu blog como una forma de promover tu webinar con un post o dos.
  • Sitios de terceros: Puedes escribir un artículo en LinkedIn o en otros sitios de terceros o publicar un anuncio de comunicado de prensa si es un tema realmente jugoso. Hazte amigo de uno o dos periodistas y envíales correos electrónicos.
  • Socios: No te olvides de aprovechar el público de otras personas pidiendo a tus socios no competitivos que envíen un correo electrónico a sus bases de datos a cambio de compartir la información de la lista de asistencia. Es una gran manera de hacer promoción cruzada.
  • El personal: Haz que tus empleados promocionen el webinar en sus páginas personales de redes sociales y contactos para hacer correr la voz.

Línea de tiempo

En tu línea de tiempo, quieres decidir un objetivo, llevar a cabo tu planificación, asegurar tus ponentes y tener tu software fijado al menos seis semanas antes. En ese momento, puedes publicar tu formulario de inscripción y empezar a promocionar.

Date un mínimo de tres semanas para promocionar con correos electrónicos y redes sociales, seguidas de un comunicado de prensa y blogs a las dos semanas. También querrás empezar a pensar en cómo será el seguimiento posterior al evento para que no te desvíes una vez que esté hecho. Finalmente, ¿quieres encuestas o un sondeo durante el evento?

Haz un ensayo general una semana antes del webinar. Es posible que tengas que hacer dos o tres ensayos más, dependiendo de cómo vaya el primero. En los últimos días previos al evento, tu diseñador puede necesitar pulir las diapositivas, mientras que los organizadores considerarán las preguntas iniciales para poner en marcha las preguntas y respuestas.

Ahora tienes una buena idea de los componentes básicos de la organización y planificación de un programa de webinar. En un futuro blog, discutiremos lo que se necesita para crear un webinar realmente notable que lo haga realidad.

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