Consejos para obtener contenido revisado y aprobado más rápido

Has seleccionado las palabras clave perfectas y el contenido ingeniosamente diseñado que impulsará toneladas de tráfico relevante al sitio de su cliente.

¿El problema? El borrador todavía está en tu bandeja de entrada.

A veces, obtener tu contenido revisado es la parte más difícil.

Como profesionales de contenido digital, nuestro éxito está vinculado al rendimiento del contenido (independientemente de los objetivos específicos de ese contenido), pero ese contenido no tiene la oportunidad de funcionar si nunca se publica.

¿Cómo puedes, como redactor, obtener contenido revisado y aprobado más rápido?

Afortunadamente, a lo largo de muchos años en el espacio de contenido digital, he recogido algunos consejos a lo largo del camino. Diez para ser exactos.

1. Adáptate al flujo de trabajo interno de tu cliente

¿Tu cliente usa Slack, Trello, Google Docs? ¿Solo repasan borradores los jueves?

Cualquiera que sea su proceso, ese es tu proceso ahora también.

Cualquier persona con clientes se dará cuenta rápidamente de que es mucho más fácil obtener lo que necesita de sus clientes cuando se adapta a ellos, en lugar de esperar lo contrario.

Para poder adaptarse al flujo de trabajo interno de tu cliente, debes saberlo. ¡La manera más fácil de averiguarlo es simplemente preguntar!

Intenta agregar algunas preguntas relacionadas con el proceso a la incorporación de tu cliente, como:

  • ¿Utiliza algún software de gestión de proyectos?
  • ¿Qué herramientas utiliza su equipo para mantenerse organizado?
  • ¿Cómo le gustaría revisar el contenido, en todo caso?

Puedes descubrir que tu cliente ni siquiera desea revisar los borradores. He estado en situaciones en las que, después de semanas de enviar borradores para su revisión, el cliente responde con “¿Por qué me envías esto? No necesito mirar estas cosas”.

2. Familiarízate con los equipos internos del cliente

También querrás familiarizarte con los equipos internos de tus clientes. Es mucho más fácil obtener lo que necesitas del cliente cuando comprendes cómo funciona su negocio.

Cuando se trata de eliminar los bloqueadores, querrás encontrar a las personas que afectarán más directamente su trabajo. Intenta descifrarlo:

  • Si hay un departamento legal: debes saberlo, porque es a menudo donde el contenido está atado, especialmente en grandes empresas.
  • Quiénes son los responsables de la toma de decisiones: ¿Es su punto de contacto el que realmente aprueba sus borradores? Puede ser, pero no siempre.
  • Quién influye en las decisiones: “Influencer” obviamente no es un título oficial dentro de una organización, por lo que tendrá que hacer más que solo mirar los títulos en firmas de correo electrónico para encontrar a estas personas. Esto puede ser difícil, pero el tiempo y la observación cuidadosa a menudo pueden decirle quién realmente tira de las cuerdas.

Si es posible, conozca a estas personas y asegúrate de que te conozcan. Solo recuerda respetar los límites que tu cliente ha establecido con respecto a quién puede y quién no puede contactar.

Advertencia: no deseas pasar por alto su cadena de mando y, por lo tanto, alterar sus procesos internos. Por ejemplo, es probable que sea inapropiado enviar un correo electrónico al CMO de su cliente cada vez que se pierda una fecha límite de publicación. Esto hará que su punto de contacto se sienta afectado y probablemente molestará al muy ocupado CMO, así que solo use su criterio al aplicar este método.

3. Identifica una persona puntual

Los desarrolladores de contenido a menudo se benefician de un “hombre en el interior”, una persona clave en la organización de su cliente que puede ayudar a empujar sus borradores a través de la línea de meta.

Esta opción es útil cuando el aprobador de contenido con el que te has puesto en contacto no está actuando, pero has identificado a una persona más receptiva.

Esta persona es a menudo:

  • Un asistente ejecutivo.
  • Una recepcionista.
  • Alguien en atención al cliente.

Haga amigos con una persona receptiva dentro de la organización de su cliente. Es probable que aumente sus posibilidades de lograr que el aprobador de contenido actúe.

4. Solicita una guía de marca por adelantado

Es mejor no aventurarse a escribir contenido sin tener primero materiales que le indiquen quién es su cliente. No estoy hablando de cosas obvias como su nombre, su ubicación o incluso el producto / servicio que ofrecen. Estoy hablando de cosas como:

  • Su tono preferido: ¿Quieren que les parezca divertido? ¿Profesional? ¿Algo en el medio?
  • Su libro de estilo único: has oído hablar de APA, MLA y Chicago, pero ¿sabías que tu cliente podría tener un estilo propio? Esto puede ser oficial o no oficial, pero debe saber cosas como si su cliente prefiere la palabra “clientes” a “usuarios”.
  • Sus declaraciones de valor: Sepa qué diferencia a su cliente de sus competidores (y no, no es que estén “experimentados”. ¡Apunte a propuestas de valor específicas!)
  • Su “por qué”: ¿Por qué su cliente hace lo que hace? Es posible que su cliente tenga una declaración de misión, pero también me ha resultado útil ver los videos de tipo “sobre nosotros” que tienen. ¡Escuchar su “por qué” en su propia voz puede hacer una gran diferencia!

¿Cómo te ayuda esto a acelerar el proceso de revisión de contenido? Porque el contenido que se adapta perfectamente a la imagen de marca de su cliente se aprobará mucho más rápido que el contenido que le dice al cliente que no tiene idea de quiénes son.

Si su cliente no tiene una guía de marca oficial, casi definitivamente tiene una no oficial. Tome nota, con el tiempo, de sus ediciones comunes y conviértelas en tu propio libro de estilo para consultarlas cuando escriba para ese cliente.

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5. Construye confianza con un primer activo estelar

Las primeras impresiones son importantes, y el contenido no es una excepción. No puedo decirle cuántas veces me han llevado a situaciones de “rescate” en las que un cliente está a punto de renunciar por su contenido, solo para confundirme por lo poco que encuentro mal ese contenido.

Después de algunas excavaciones, casi siempre descubro que un defecto fatal en el principio hizo que el cliente perdiera totalmente la fe en ese escritor. En ese momento, el cliente solo puede ver los errores, e incluso podría estar buscándolos porque se los ha puesto a la defensiva.

Si bien debes diseñar cuidadosamente cada activo, el primero es sin duda el más crítico. Gastaría al menos el 80% de su tiempo investigando y el 20% desarrollando el contenido para el primer activo.

Obviamente, querrás evitar los errores de ortografía y gramática. Sin embargo, a menudo son las cosas subjetivas, no técnicamente “incorrectas” las que pueden hacer que a un cliente no le guste su contenido, así que tenga cuidado y evite:

  • Tergiversar su marca.
  • Transmitir el tono o mensaje equivocado.
  • Mostrando un malentendido de su industria o audiencia.
  • Escribe desde la perspectiva de tu cliente (lo que solo puede hacer una vez que realmente los conoce) y es más probable que ganes tanto en el criterio subjetivo como en el objetivo.

Después de impresionarlos con un primer activo estelar, deberían bajar la guardia y facilitar las aprobaciones futuras.

6. Pídeles que contribuyan

Algunas personas simplemente no les gustan las cosas porque no estaban involucradas. La gente suele estar mucho más inclinada a gustar algo si contribuyó a ello.

También es mucho más probable que se identifiquen con usted una vez que se den cuenta de lo difícil que puede ser crear un contenido impresionante.

Solicitar la asistencia de su cliente con el contenido también es fundamental en industrias complejas donde la información no está disponible en línea (o necesita una licenciatura en derecho o ingeniería para comprender).

Obtener su experiencia en la materia puede hacer que el contenido sea más robusto, confiable y, en consecuencia, un mejor desempeño en los motores de búsqueda.

7. Conecta Borradores No Aprobados a Dinero Perdido

Si estás en un retenedor y tu cliente no está aprobando tu trabajo, esencialmente no están pagando nada, ya nadie le gusta perder dinero.

La forma en que lo comunique puede hacer que suene útil o antagónico, así que comuníquelo de manera que exprese su deseo de ayudar a su cliente a obtener el valor de su dinero.

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8. Ejecuta una ‘Prueba ciega’

He estado en situaciones en las que los clientes rechazaban repetidamente el trabajo de mi escritor. Perplejo (porque pensé que era bueno), les envié los siguientes borradores, sin mencionar quién lo había escrito. Aparte de algunos pequeños ajustes, el cliente estaba generalmente bien con ambos borradores.

El objetivo aquí no es engañar a su cliente, sino ver si anonimizar el contenido puede ser útil.

A veces, solo se necesita un error para que un cliente tenga en cuenta que un escritor es “malo” (vea el punto 5). Si todo lo que pueden ver es el error pasado, solo estarán buscando los errores y probablemente siempre estarán insatisfechos, por lo que enmascarar al autor podría acelerar las aprobaciones futuras.

9. Selecciona un redactor cuyo estilo coincida mejor con tu cliente único

Si administra un equipo de escritores como el que tengo, tiene la ventaja de seleccionar diferentes escritores para diferentes proyectos. Aquí es donde conocer las habilidades de su equipo es crucial.

  • ¿Tienes un cliente que quiera proyectar una imagen divertida y alegre? Combínalos con un escritor que sea genial creando una copia lúdica.
  • ¿Tienes un cliente con estrictos estándares corporativos? Combínalos con tu mejor escritor técnico.
  • Si eres un escritor solista y no tienes una selección de escritores para asociarse con ciertos proyectos, puede ser difícil, pero no tengas miedo de decir que no a un proyecto si no estás seguro de tu capacidad para ejecutar.

Editar una página menos que estelar (al menos para mí) puede llevar más tiempo que escribir una desde cero. Es por eso que leer incluso un borrador que no coincida con el estilo de su cliente puede demorar las aprobaciones futuras a un ritmo glacial. Saben que no tendrán tiempo para arreglarlo, por lo que ni siquiera lo intentan.

10. ¡Solo pregunta!

Hasta este punto, es posible que haya intentado estrategias que no abordan el problema real. Así que si nada está funcionando, solo pregunta! Se sorprendería de lo que puede aprender al preguntar claramente por qué no aprueban el contenido.

Aquí hay algunas cosas que aprendí al hacer eso en el pasado:

  • El cliente ha sido “quemado antes”: la tarea de aprobar el contenido puede haberse movido a alguien más arriba en la cadena alimentaria (alguien con menos tiempo) debido a errores en el contenido del pasado. ¡Aprende de esos errores, si es posible!
  • Se sienten apresurados: es posible que tenga estándares internos que requieran que realice una cierta cantidad de trabajo para su cliente cada semana o mes, pero ¿es eso lo que quiere su cliente? Puede que estés abrumando a tu cliente escribiendo 10 blogs / mes cuando solo tienen la capacidad de revisar 5.
  • El retraso se ha vuelto demasiado grande: su cliente puede dejar de intentar aprobar el contenido por completo si la pila parece inmanejable, así que no continúe acumulando borradores en un registro.
  • No saben qué deben estar buscando: algunos clientes dicen “sí” a la necesidad de aprobar el contenido porque sienten que deberían hacerlo, pero no saben qué deben buscar. Esta confusión puede detener la revisión de contenido por completo.
  • No tienen un proceso interno para manejar las ediciones: del mismo modo, es posible que hayan solicitado el derecho de revisión antes de publicar sin un plan sobre cómo manejar eso en su final. Si ese es el caso, ofrézcales ayuda para desarrollar un proceso para facilitar el avance.
  • Si todo lo demás falla, siempre puedes lanzar la aprobación de contenido equivalente a un Ave María: “Siempre se puede editar, incluso después de que publicamos”.

Armados con estas estrategias, avancen y aborden cualquier obstáculo en el contenido que se ponga en su camino.

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